合わない部品在庫
― 数え直す前に、差の出どころを止める

なぜ、毎回ちょうど合わないのか

棚卸のたびに帳簿の数と棚の現物がずれていて、原因が分からないまま数だけ直して終わる。あなたが在庫の差で時間を取られているなら、まず疑う場所は「数え方」ではありません。数えること自体は、丁寧にやれば誰でも合わせられます。合わないのは、入庫と出庫のあいだで起きた出し入れが、記録に残っていないからです。

整備の現場では、部品はピットで動きます。作業の手を止めずに出庫を1枚ずつ付けるのは、思っているより難しい。だから記録が後回しになり、月末や年末に「棚を数えたら台帳と違う」という形で表に出ます。差を消したいなら、数え直す前に、差がどこで生まれているかを止めにいきます。

整備の仕事そのものは伸びています。日整連の令和6年度調査では、総整備売上高が6兆2,561億円と18年ぶりに6兆円を超えました。入庫が増えるほど部品の出し入れも増え、記録の抜けが差になって積み上がります。売上が動くいまのうちに、在庫の合わせ方を仕組みにしておきます。

差は、どこで生まれているか

在庫差は、多くは次の4か所のどれかで生まれます。自店でどれが多いかを見当づけるために、まず一覧で押さえます。

4つのうち、整備工場で一番多いのは出庫の付け忘れです。ピットで部品を使った瞬間が、記録から一番遠いからです。次に多いのが、急ぎで買った部品の仕入れ漏れ。お客さんを待たせまいと走って取りに行った分ほど、記録が抜けます。あなたの店で「あるある」と感じた行が、最初に手をつける場所です。

合わない品番を1か月だけ追いかける

4つのうちどれが多いかは、推測では当たりません。年1回の棚卸を待たず、1か月だけ「合わなかった品番」を記録します。やることは少なくて済みます。

多くの工場では、この1か月で出庫の付け忘れが頭ひとつ抜けて多いと分かります。その場合に効くのが、次の出庫の付け方です。

出庫をその場で付ける流れにする

出庫の付け忘れを止める方法は、後でまとめて付けるのをやめ、部品を棚から取った場面で付け終える流れに変えることです。あとで付けようとすると、必ず忘れます。場面を記録に近づけます。

• 棚から取るときに付ける――部品を持ち出した人が、その場で出庫票を1枚書くか、伝票の品番に印を付けます。ピットへ運ぶ前に終える、を守ります。
• 作業指示書と出庫を1枚にする――その車の作業指示書に部品欄を作り、使った部品をそこへ書けば、出庫の記録と請求の根拠が同時に残ります。二度書きも消えます。
• 取り置きと出庫を分ける――先に出しておくだけの部品は「取り置き」として棚の別の場所へ。実際に取り付けたときに出庫へ移します。出した時点で在庫から引くと、戻し入れの抜けが増えます。

全品を数えない、循環棚卸という手

出し入れの記録が残るようになっても、年に1回、棚の全部を一度に数えるやり方のままだと、棚卸の負担は重いままです。そこで、数える対象を分けます。

動きの速い定番部品――オイル、エレメント、ワイパー、バッテリー、よく出る消耗品――だけを、月に1回数えます。これを循環棚卸と呼びます。動きが速い部品は差も出やすいので、月単位で合わせておけば、年末にまとめてずれる事態を防げます。動きの遅い部品は半年に1回でかまいません。

循環棚卸にすると、1回あたりの数える量が減るので、作業の合間や閉店後の短い時間でも回せます。全品棚卸の日に1日仕事が止まる、という負担も軽くなります。年1回の全棚卸は残しますが、月次で合わせてあれば、その日の差はわずかで済みます。

動かない在庫と、棚卸表の保存義務

在庫を合わせていくと、長く動いていない部品が必ず見つかります。半年から1年動いていない部品を、棚卸のたびに別リストへ移し、置き場所を一か所にまとめます。動かない在庫は、棚を圧迫するだけでなく、数え間違いの元にもなります。同じ品番が使う棚と動かない棚に分かれていると、出どころの4つ目「置き場所の崩れ」を自分で増やすことになります。

返品できるものは部品商に相談し、使う見込みのあるものだけを残します。処分や返品をしたら、その記録を残してください。棚卸表は国税関係書類にあたり、原則として作成した事業年度の確定申告期限の翌日から7年間の保存義務があります。減らした分も「いつ、何を、どうしたか」を書き残しておけば、後で在庫の金額を問われても説明がつきます。

手書きで合わせてから、システムに乗せる

「在庫管理システムを入れれば合うのでは」と考えたくなりますが、順番が逆です。システムを入れても、出庫をその場で付ける流れができていなければ、入力が抜けて同じように差が出ます。先に直すのは入力の習慣のほうです。

紙の出庫票でも、置き場所を決めて品番を貼り、使ったらその場で1枚書く流れができていれば、在庫は合います。台数が増えて手書きが追いつかなくなったときに、いま回っている流れをそのまま乗せられるシステムを選びます。選ぶときに確かめるのは、機能の数より次の3点です。出庫を作業の場で1操作で付けられるか、定番だけの循環棚卸ができるか、やめるときに在庫データを取り出せるか。Excelで台帳をつけている段階なら、まずその限界の見分け方から確かめてください。

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