電子帳簿保存法、整備工場は何をすればいいか
― メールで届く請求書の残し方

そもそも、何を残せと言われているのか

取引先からメールに添付された請求書、部品商のサイトからダウンロードした納品書、クレジット決済の利用明細。あなたの店にも、紙ではなくデータで届く書類が毎月たまっているはずです。電子帳簿保存法でいま守る必要があるのは、この「電子取引のデータ」をどう残すか、という1点です。

2024年1月から、こうしたデータは電子データのまま保存することが、すべての事業者に求められています。それまでは紙に印刷して保管する形も認められていましたが、いまは印刷した紙だけでは足りません。受け取ったデータそのものを原本として残す、という考え方に変わりました。

誤解されやすいのですが、義務になったのはこの「電子取引」の部分だけです。手書きの伝票や、紙で受け取った請求書をスキャンして電子化する話（スキャナ保存）、自店の会計ソフトで作る帳簿を電子で残す話は、やるかどうかを店が選べます。まず線を引くべきは、データで届いたものをデータで残す、ここからです。

満たす要件は「真実性」と「可視性」の2つ

残し方には決まりがあります。とはいえ覚えることは多くありません。国税庁が求めているのは、大きく2つの要件です。

難しく見えるのは、要件を満たす手段が複数あり、どれを選べばいいか分からないからです。真実性と可視性のそれぞれで、小規模な整備工場が現実に取れる選び方を順番に決めていきます。

真実性は、規程を作れば仕組みなしでも満たせる

真実性を満たす方法は、国税庁が示すもので4通りあります。新しい費用がかかるものと、かからないものが混ざっています。あなたの店に向くのはどれか、表で見比べてください。

このうち、追加の費用なしで始められるのが、いちばん下の事務処理規程です。データを勝手に直さない・消さない、修正が必要なときはどう扱うか、というルールを文書にして、それを守る運用にしておく方法です。国税庁が規程のひな形を公開しているので、あなたの店の名前と日付を入れれば使えます。ゼロから条文を書く必要はありません。

可視性は、売上高の線で対応が分かれる

可視性のうち、画面で読める状態にしておくこと、操作説明書を備えることは、どの店も共通です。判断が分かれるのは「検索できるようにする」部分です。原則は、保存したデータを取引年月日・取引金額・取引先の3つで探せる形にしておくこと。ファイル名にこの3つを入れる、一覧の表で管理する、といったやり方が求められます。

ただし、ここに小規模な事業者向けの大きな緩和があります。基準期間（前々年度）の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータの提示にすぐ応じられるようにしてあれば、検索できる形に整える必要はありません。この線は、もとは1,000万円以下でしたが、令和5年度の改正で5,000万円以下まで引き上げられました。年商で見て、多くの整備工場はこの中に入ります。

さらに、データを印刷した書面を、取引年月日と取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしてある事業者も、検索要件は不要とされました。データはデータで残しつつ、調査のときに見せる書面を日付順・取引先順に並べておく、という運用でも認められる、という意味です。

つまり、自店が5,000万円以下なら、データを月ごとのフォルダにためておき、聞かれたらすぐ出せる状態にするだけで、可視性の検索部分は満たせます。検索用にファイル名を細かく付け替える手間は、必須ではありません。

間に合わないときの猶予措置と、その前提

システムも社内の手順もまだ整っていない。そういう店のために、恒久的な猶予措置が用意されています。要件どおりに保存するための環境が整っていない相当の理由があり、税務署の求めに対してデータと、それを印刷した書面の両方で応じられるなら、保存要件を満たしていなくても認められる、という仕組みです。事前の申請はいりません。

ここで取り違えやすい点を1つ。猶予されるのは「要件どおりに整える」ことであって、「データを残すこと」そのものではありません。受け取ったデータを消してしまうと、この猶予の対象から外れます。だから、要件の整備が間に合っていなくても、届いたデータだけは捨てずに残しておく。これが最低限の前提です。

猶予措置はあくまで当面の逃げ道です。あなたの店が長く使うことを考えるなら、フォルダで残す運用と事務処理規程を整えて、正面から要件を満たす形に早めに移しておくほうが、調査のときに慌てずに済みます。

自店で今日から始める保存の手順

ここまでの判断を、実際の作業に落とします。前々年度の売上高が5,000万円以下の整備工場を想定した、いちばん軽い形です。

• 保存場所を1つ決める――パソコンの共有フォルダか、クラウドのストレージに「電子取引」という入れ物を作り、年・月でフォルダを分けます。バックアップのため、クラウド側に置くか二重に持つと安心です。
• 届いたデータをそこに入れる――メール添付の請求書、サイトでダウンロードした納品書を、受け取ったらこのフォルダへ。紙に印刷したものは控えにとどめ、データのほうを原本として残します。
• 事務処理規程を1枚用意する――国税庁のひな形に自店名と日付を入れ、保存場所に一緒に置きます。これで真実性の要件を満たします。
• 誰がやるかを決める――受付の人が受け取り、事務のあなたがフォルダに入れる、というように担当を一言決めておくと、入れ忘れが減ります。

この4つで、追加の費用をかけずに電子帳簿保存法の電子取引部分を満たせます。整備管理システムや会計ソフトをこの先入れるなら、そのときに訂正・削除の記録が残る保存へ切り替えれば、規程の運用から無理なく移れます。この対応を、紙とExcelをやめる動きの最初の一歩にすると、後の手戻りが減ります。

よくある質問