タイムカードの集計に毎月半日
― 整備工場の勤怠をどう電子化するか

毎月の集計に半日かかる、その正体

給与の締め日が来るたびに、あなたは整備士のタイムカードを一枚ずつ並べ、出勤と退勤の時刻を電卓で拾い、残業の分を足していく。1人ぶんで数分でも、人数が増えれば半日が消えます。整備の事業場は全国で約9万2千あり、1事業場あたりの整備要員は平均4.35人と、小さな店が中心です。小さい店ほど、この集計を事務のあなたが1人で抱えています。

手集計の何がしんどいかというと、計算そのものより「拾い直す」ところです。カードの数字を目で追って書き写し、深夜や休日の割増を別に数え、打刻もれがあれば本人に確認して直す。この往復が毎月発生します。打刻と同時に時間が積み上がる仕組みにすれば、月末にまとめて拾う作業がまるごと消えます。勤怠の電子化で最初に効くのは、この一点です。

なぜ客観的な記録でないとまずいのか

電子化が効くのは、手間が減るからだけではありません。始業と終業の時刻を客観的な方法で把握することは、2019年4月から労働安全衛生法で事業主に求められています。客観的な方法とは、タイムカードやパソコンの使用記録のように、後から書き換えにくい記録を指します。

逆に弱いのは、手書きの出勤簿や、本人がExcelに自己申告で打ち込む方式です。あとから直せてしまうため、客観的な記録として認められにくくなります。「うちは紙の出勤簿で回している」という店は、回っているように見えて、記録の土台が弱いままです。打刻機やパソコンで時刻が自動的に残る形にしておけば、この土台が固まります。

残業の上限と賃金の時効、記録がないと困る場面

記録が弱いと、後で具体的に困ります。中身は2つです。1つは残業の上限、もう1つは賃金の時効です。

残業には上限があります。時間外労働は原則として1か月45時間、1年360時間までで、中小企業にも2020年4月から適用されています。繁忙期にこの線を超えていないかは、月のあいだに残業時間が見えていないと判断できません。手集計だと、超えたと気づくのは集計し終えた締め日のあとです。電子化して途中で残業時間が見える状態にしておけば、超えそうな整備士に早く手を打てます。

もう1つが時効です。残業代などの賃金を請求できる期間は、2020年4月から当面のあいだ3年に延びました。賃金台帳の保存も同じく当面3年です。仮に「残業代が足りない」と過去にさかのぼって問われたとき、正しい勤怠の記録が残っているかどうかで話が変わります。客観的な記録は、こうした場面であなたと店を守ります。

打刻の方式を、自店の働き方から選ぶ

電子化と一口に言っても、打刻の方式はいくつかあります。多機能なものを選ぶより、自店の働き方に合う打刻ができるかで決めると外しません。整備の現場で分かれ目になるのは、外に出る仕事があるかどうかです。

• 工場に出社して打つだけか――出社して退社する働き方が中心なら、据え置きの打刻機やパソコンでの打刻で足ります。場所が決まっているので、打ち忘れも少なく済みます。
• 外回りや直行直帰があるか――出張車検の引き取り、代車の配送、複数拠点をまたぐ働き方があるなら、スマホから打てる方式が向いています。据え置き機だけだと外に出た日の記録が抜けて、結局あとで手直しが要ります。
• シフトや変則勤務があるか――早番と遅番、土日の交代制があるなら、勤務の区分ごとに集計が分かれる仕組みかを確かめます。区分を後から手で分け直すと、電子化の効きめが半分になります。

どこから電子にするか、入れる順番

勤怠と給与をいっぺんにつなごうとすると、設定が重くて止まります。先に全部をそろえず、効きめの大きい所から順に入れます。

この順番で進めるのは、紙とExcelをやめるときの考え方と同じです。一度に全部を替えず、1段ずつ「これは楽になった」を確かめてから次へ進みます。勤怠はそのなかでも、効きめが見えやすく、始めやすい入口です。

1か月だけ試して、続けるか決める

無料やお試しの期間があるなら、本番の1か月で使い切ります。デモ画面を眺めるだけでは、自店の打刻のクセは分かりません。区切って試すと、合わなかったときに引き返せます。

試すあいだに確かめるのは3つです。打刻が全員ぶん抜けずに残るか、月末の集計が本当に短くなったか、シフトや割増の区分が自店の数え方と合っているか。この3つが満たせていれば続けます。どれかが引っかかるなら、自店の働き方に合っていないので、別の方式に替えます。ここで合わないものを無理に続けると、整備士に「電子化は面倒」という見方が残ります。最初の1か月で見切るほうが、現場にしこりを残しません。

よくある質問