記録簿、紙か電子か
― 探せない台帳を移す前に決めること

2025年7月、記録簿の電子保存が認められた

「あのお客さんの前回の整備、いつ何をしたか」を紙の棚から探して、半日つぶれる。整備主任として、これが毎週のように起きているなら、選び方が一つ増えました。国土交通省は2025年7月8日に整備事業規制を見直し、その中で点検整備記録簿の電子的な保存を認めました。これまで紙で備え置くことになっていた記録簿を、電子で残してよくなったということです。

大事なのは、紙をやめさせる改正ではない点です。電子保存も選べるようになっただけで、紙のまま続けても法令上の問題はありません。だからこそ、あなたが「移すか、続けるか」を選べます。この記事では、その判断をどう決めるか、移すなら何を満たせばいいかを順に見ていきます。

紙のまま続けるか、電子に移すか

電子化そのものが目的ではありません。いま現場で痛い所が消えるかどうかで決めます。次の2つのうち、自店で起きていることが多いほど、移す効きめが大きくなります。

逆に、扱う台数が少なく、あなた1人が台帳を見て回せているなら、急いで移す必要はありません。電子化は「探す時間」と「共有のしにくさ」を消す手段なので、その痛みが小さい店では、紙のままでも回ります。下の表で、自店がどちらに近いかを当てはめてください。

右側に当てはまる行が多いほど、電子に移したときに楽になります。1行も当てはまらないなら、今すぐ動く話ではありません。流行で動かず、自店で起きている手間の量で決めます。

電子にしても外せない、記載事項と保存年数

媒体を紙から電子に変えても、記録簿として残す中身は変わりません。電子にすれば年数が短くなる、項目が減る、という話ではない点を先に押さえてください。ここを誤解すると、せっかく移しても法令を満たさない記録簿になります。

保存年数は自動車点検基準で決まっていて、定期点検の周期によって分かれます。電子でも紙でも、この年数は同じです。

残す項目も、紙のときと同じです。点検した年月日と走行距離、点検の結果と整備の概要、整備をした事業場の名称といった、記録簿に求められる記載事項を電子でも満たします。データの形だけ整っていて中身が抜けていると、紙より探しにくいうえに記録としても弱くなります。

電子で残すやり方と、それぞれの向き不向き

電子保存といっても、やり方は一通りではありません。今回の見直しでは、外部メディアに記録する方法と、紙をスキャンして残す方法が認められています。自店の規模と、いま一番直したい痛みで選びます。

• 整備管理システムに直接入力する――受付や見積とつながり、車両ごとに履歴がたまります。台数が多く、複数人で共有したい店に向きます。入力の手間が増えないかを、お試し期間に実車で確かめます。
• スマホやSDカードなど外部メディアに記録する――専用システムまでは要らないが、紙はやめたい店向き。記載事項が抜けないよう、入力の型を決めておくのが前提になります。
• 紙の記録簿をスキャンして電磁的記録で残す――今のやり方を大きく変えずに、探しやすさだけ先に上げたい店向き。車検証番号などで検索できるよう、ファイル名の付け方をそろえます。

3つは段階で考えても問題ありません。まずスキャンで探しやすさを上げ、台数や共有の必要が増えたらシステム入力へ進む、という順でも、保存年数と記載事項さえ満たしていれば法令上は同じ記録簿として扱えます。

今ある紙をどうするか、移す順番

移すと決めたとき、つまずきやすいのが「過去の紙を全部スキャンしなければ」と思い込むことです。これをやると作業量が膨らんで、繁忙期に止まります。順番を分けて、止まらないようにします。

この順なら、今日から記録が整い始め、過去ぶんは必要な所だけを取り込めます。一気にやろうとして手が止まるより、新しいぶんから確実に積み上げるほうが、結局は早く片づきます。

記録簿の次に、つながる工程

記録簿を電子にすると、その手前にある受付や見積の書き写しも気になってきます。受付票に記入した車両や走行距離を、記録簿にもう一度書いているなら、そこは一度の入力で済ませられる工程です。記録簿だけを切り離して考えるより、受付から請求までの流れの中で、二度書きが多い所から順に手をつけるほうが効きます。

記録簿の電子化は、その流れの入口にしやすい工程です。前回整備をすぐ出せるようになれば、見積や次回案内の根拠もその場でそろいます。どこから手をつけるかを店全体で見直すなら、関連記事の進め方も合わせて読んでみてください。

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