受付の紙伝票、どこから電子にするか
― 整備工場の入庫受付を軽くする順序

受付で一番こたえているのは、後の二度書き

朝いちで入庫が重なって、受付票の山が机に残る。あなたがいま手で書いている名前・連絡先・車両・依頼内容は、このあと見積書にもう一度、請求書にもまた書かれます。受付票そのものを速く書くより、この後ろの書き写しを消すほうが、店全体では軽くなります。受付の電子化を「受付の手間を減らす話」だと考えると、効きめを見誤ります。

そこで受付の電子化で最初に選ぶのは、受付の入力そのものではなく「後工程へ渡る項目」です。受付で一度入れた内容が、見積と請求にそのまま渡れば、転記ミスと書き写しの時間がまとめて減ります。あなたが受付で1分余計に入力しても、見積担当が同じ内容を打ち直さずに済むなら、店全体では時間が浮きます。

受付票に残す7項目と、満了日の確認欄

電子に移すといっても、いまの受付票の全部をそのまま画面にする必要はありません。後工程に渡せて、抜けを防げる項目だけ残します。整備の入庫受付で要るのは、次の7つです。

この7項目に満了日を加えた形を、まず紙のまま整えてから電子に移すと、画面づくりで迷いません。いまの受付票に項目が多すぎるなら、後工程で誰も使っていない欄を先に削ると、入力が軽くなります。

無料の道具から始め、有料システムへ移る順

受付の電子化は、最初から有料の管理システムを入れなくても始められます。お金をかける前に、無料で使える道具で受付の形を固めるほうが、後の移行が軽くなります。受付の規模に合わせて、次の順で考えます。

費用が気になって有料システムに踏み切れないなら、IT導入補助金が使える場合があります。通常枠では、補助率が2分の1以内（最低賃金近傍で雇用しているなどの条件を満たすと3分の2以内）、補助額は5万円から450万円です。受付だけでなく見積・請求・会計まで含めて入れるときの、費用の見方の一つになります。

有料システムを選ぶときに外さない3点

整備・顧客管理のシステムは数も種類も多く、機能の一覧で比べ始めるときりがありません。受付の電子化を軸に選ぶなら、見るのは次の3点です。

• 受付の入力が、後の見積・請求へそのまま渡るか――受付で入れた車両やお客さまの情報を、見積担当が打ち直さずに使えるか。ここがつながらないと、二度書きが残ったままです。
• 受付の入力が、紙のときより増えないか――1台の受付にかかる手間が、いまの受付票より増えていないか。多機能でも入力が増えると、忙しい朝に後回しになって、結局たまります。
• やめるとき、自分のデータを取り出せるか――受付と顧客の履歴を、後からCSVなどで取り出せるか。出せないと別のシステムへ移りにくくなり、値上げにも弱くなります。

受付を10台ぶん実際に入れてみると、この3点ははっきりします。お試し期間があるなら、画面を眺めるのではなく、本番の受付を入れて確かめてください。

1か月で受付を切り替える進め方

受付の電子化は、1か月だけ区切って試すと、合わなかったときに引き返せます。受付は店の入口なので、ここで止まると全部が止まります。並行で動かして、戻れる道を残しながら進めます。

受付の次は、電話とWeb入庫予約へ

受付の電子化が片づいたら、同じやり方で次の工程に広げます。受付の入力先が1つにまとまっていると、電話で入った予約や問い合わせも、そこに起こせます。電話で聞いた名前・車両・希望日を受付の入力にそのまま書き、来店時につなげれば、電話と来店で受付が二重にならずに済みます。

さらに進むと、お客さまがWebから入庫予約を入れる形になります。受付の項目がすでに固まっていれば、Webの予約画面に同じ項目を並べるだけで、入った予約がそのまま受付の一覧にたまります。受付を最初に電子化しておくと、電話の記録もWeb予約も、後から無理なく足せます。逆に受付が紙のままだと、予約を入れても結局は手で受付票に書き写すことになり、二度書きが戻ります。

よくある質問