消えたら戻らない顧客データ
― 整備工場のバックアップの組み方

何が消えると、いちばん困るのか

パソコンが朝に立ち上がらない。あの一瞬を思い浮かべると、あなたが本当に困るのは機械ではなく、その中の顧客台帳と整備履歴のはずです。新しいパソコンは買えば届きますが、何十年ぶんの「誰の・どの車を・いつ・何をしたか」は、お金を出しても二度と手に入りません。車検の満了日も、次回の案内先も、ここに入っています。

消える原因は、ニュースになるサイバー攻撃だけではありません。ハードディスクの寿命、水びたし、火災、盗難、そして担当者がうっかりフォルダごと消す操作ミス。原因はばらばらでも、結果は同じで「店の中の1か所に置いていたデータが、まとめて無くなる」です。だから守り方の軸は1つ、置き場所を分けることに絞れます。

3つに分けて、1つは外に置く

分け方には、世界で使われてきた目安があります。3-2-1の考え方といい、バックアップの分野で古くから知られた基本です。中身は3つの数字でできています。

ねらいは単純です。コピーが3つでも全部が店の同じ棚にあれば、火事や盗難で一度に消えます。だから種類を2つに、置き場所のうち1つを店の外に。この「外の1つ」が、最後にあなたを助けます。クラウドの業務管理システムを使っているなら、その1つはすでにある状態に近く、足りないのは手元の控えのほうです。

外付けひとつでは守れない理由

「外付けハードディスクに毎晩コピーしている」。よく聞く備えですが、つなぎっぱなしだと、この外付けが一番の弱点になります。パソコンがランサムウェアに感染すると、つながっている外付けの中身も同時に暗号化され、本体と一緒に人質に取られるためです。

これは想像ではなく、数字で出ています。警察庁が毎年まとめる「サイバー空間をめぐる脅威の情勢等について」では、ランサムウェアの被害を受けた組織のうち、バックアップを取っていたのは約9割（136件中122件）でした。ところが、そこから復元できたのは4分の1ほど（110件中29件）にとどまります。戻せなかった理由を答えた74件のうち7割超（54件）が「バックアップごと暗号化されていた」でした。取っていたのに、つながっていたから一緒にやられた。これが現実です。

ランサムウェアは遠い大企業の話に見えますが、IPAの「情報セキュリティ10大脅威 2026」でも、組織向けの脅威の1位はランサム攻撃でした。1位は11年続いています。規模の大小ではなく、つながっている所を狙う攻撃だと考えるほうが、備えを間違えません。

店の規模に合わせた組み方

3-2-1を守るやり方は1つではありません。今の店の道具に合わせて、いちばん続けられる形を選びます。下に3つの型を並べます。上から順に手間が増えますが、その分だけ守りも厚くなります。

どの型でも、外に置く1つを必ず入れてください。店の中だけで完結する組み方は、コピーをいくつ増やしても、火事や盗難の前では1つと同じです。

取れているつもりを、年に一度ためす

バックアップでいちばん怖いのは、「取れているつもり」で、いざという時に戻せないことです。設定したまま何年も中身を見ず、復元しようとしたらファイルが壊れていた、という話は珍しくありません。だから、取る仕組みと同じくらい、戻せるか確かめる手順を持っておきます。

• 年に一度、控えから顧客1件・整備履歴1件を実際に開いてみる。中身が読めれば合格、開けなければ取り方を見直す。
• 担当者が辞めても回るように、どこに何をどう戻すかを紙1枚に書いて、社長も場所を知っておく。
• クラウドを使うなら、解約したときに自分のデータをCSVなどで取り出せるかを、契約前に確かめる。出せないと、乗り換えのたびに人質になります。

この確認は、3つそろえる作業よりも忘れられがちです。半期に一度、車検の繁忙が落ち着いた時期に手帳へ書き込んでおくと、つもりのまま放置するのを防げます。

整備記録簿も同じ守りに入れる

守る対象は、顧客台帳と請求データだけではありません。点検整備記録簿は保存が求められ、過去にどんな作業をしたかをさかのぼる元にもなります。紙のファイルだけで持っていると、水や火で一度に失い、保存の義務も同時に崩れます。

記録簿を電子化したうえで、顧客台帳と同じ3-2-1の対象に入れておくと、保存を満たすことと消失を防ぐことが、別々の作業ではなく一続きになります。新しい台帳に移すついでに、過去の記録もまとめて控えを取る。引っ越しのタイミングは、守りを整え直す好機です。台帳の移し方そのものは、関連記事の手順が参考になります。

よくある質問