紙台帳から顧客データを移す手順
― 整備工場の引っ越しで、つまずかない段取り

「全件を移す」から始めると、途中で止まる

「これを機に、過去のお客さん全部をシステムに入れよう」。そう決めて入力を始めた数日後、車検の予約が立て込んで手が止まる。紙台帳からの移行で、あなたが一番つまずきやすいのがここです。何百件もの台帳を頭から打ち込む作業は、毎日の受付や電話のあいだに差し込む形になり、繁忙期に入ると後回しになります。入力の途中で止まると、新しいデータは紙にもシステムにも散らばり、どちらが正しいか分からなくなります。

移行は「全件を一気に」ではなく、項目を絞り、来店の新しい順に小さく移すと止まりにくくなります。順番を決めておけば、途中で手を離しても続きから再開できます。次の章から、何を先に決め、どの順で移し、古い紙をどう捨てるかを順に見ていきます。

先に決めるのは、入れる項目の表

入力を始める前に決めるのは「新しいシステムに、どの項目を入れるか」です。紙台帳には長年の書き込みが積もっていて、全部を移そうとすると、もう使わない欄まで埋める作業で時間が消えます。毎日の仕事で実際に引くのはどの情報か、そこから逆に選びます。

表の形を先に固めると、入力する人が迷わなくなり、抜けや表記の揺れが減ります。とくに車検満了日は、案内の抜けが整備の取りこぼしに直結する核の情報です。電子車検証になってからは満了日が券面ではなくICタグの中に入ったので、システムに日付を持たせておく意味はむしろ大きくなっています。

どの順で移すか ― 来店の新しい順に

項目が決まったら、次はどのお客さんから移すかです。並べる軸は「来店の新しさ」にします。次に来店する見込みが高い人ほど、システムに入れた直後から案内に使えるためです。

この順で進めると、移行の早い段階から「システムだけ見れば次の案内が出せる」状態に近づきます。全件を均等に打つやり方より、手が空いた時間を、次に案内が要る人から先に使えます。

古い紙台帳は、保存年数で捨て方を分ける

移し終わると、机を占めていた紙の束を片づけたくなります。ただ、すぐ捨てられない書類があります。捨てる前に、保存年数が法律で決まっているものを分けます。

点検整備記録簿は、自家用乗用車などで2年、事業用や大型の自家用車などで1年の保存が求められます。会計まわりの書類は別の年数で動きます。2024年1月以降、メールの添付やサイトのダウンロードで電子的に受け取った請求書・領収書は、紙に印刷した控えではなく電子のまま、原則7年残す扱いになりました。データをシステムに移しても、保存年数が残っている書類は、期限が来るまで元のまま残します。

移行のあいだ、顧客の情報をどう守るか

移行作業では、お客さんの氏名・連絡先・車両を一覧の形でまとめて扱います。これは個人情報です。個人情報保護法は、扱う人数の多い少ないにかかわらず事業者を対象にしていて、2015年の改正で5,000人以下の小さな事業者も外れなくなりました。もしこの一覧が外に漏れると、個人情報保護委員会への報告や、本人への連絡が必要になる場合があります。移行のときこそ、データが一覧でまとまるぶん、置き場所をはっきりさせておきます。

• 作業用のデータを、どのパソコンに置くか先に決める――個人の私物ではなく、店の機器1台に集める。終わったら作業用のコピーは消す。
• 外の業者に入力を頼むなら、渡す範囲を絞る――電話番号や住所まで渡す必要があるか、車両と期限だけで足りないかを確かめる。
• 移行が終わったあとの紙台帳も、鍵のかかる場所に置く――保存年数で残す書類こそ、人目に触れない所にまとめる。

新しいシステムを選ぶときは、あなたのデータを後から取り出せるかも見ておきます。顧客や整備履歴をCSVなどで吐き出せれば、別のシステムへ移したくなったときに、また紙からやり直さずにすみます。システムの選び方そのものは、関連記事で詳しく見ます。

休まず回す、移行の2週間の進め方

段取りが決まったら、期間を2週間に区切って動きます。区切ると、終わりが見えて手が動きます。

2週間で全件が片づくわけではありません。それでも、次に来店する人の情報はシステムに乗り、案内の抜けが減ります。残りは来店のたびに少しずつ移せばよく、繁忙期に作業ごと止まることもありません。

よくある質問