今どの車がどこまで進んだか
― 入庫の進捗を全員で追う仕組み

進捗が「担当の頭の中」にあると、何が起きるか

「あの車、今どうなってる」。あなたの店でも、この一言が一日に何度も飛んでいるはずです。お客さんから電話が入る、フロントが整備士に聞きに行く、整備士が手を止めて答える。一回は短くても、台数と人数のぶんだけ積み上がります。聞いた側もメモを取らなければ、しばらくしてまた同じことを聞きます。

この繰り返しが起きるのは、進捗が紙の作業指示書と担当者の記憶にしか残っていないからです。指示書はピットの車のそばにあり、フロントからは見えません。担当者が昼休みや外出で抜けると、その車の今の位置を誰も即答できなくなります。問い合わせへの返事が遅れ、お客さんは「いつ終わるか分からない店」と感じます。

あなたが決めるのは、この「聞いて答える」をやめて、全員が同じ場所で今の位置を見る形をどう作るか、その共有の範囲をどこまで広げるかです。順に見ていきます。

ボード1枚から始める、最初の3項目

進捗の見える化と聞くと、すぐシステム導入を思い浮かべがちですが、最初の一手はボード1枚で十分です。事務所の壁のホワイトボードでも、全員が開ける共有のスプレッドシートでもかまいません。大事なのは、聞かなくても今の位置が分かる場所が1つできることです。

書く項目は、最初は次の3つだけにします。項目が多いほど書くのが面倒になり、続きません。

• 車両――ナンバー下4桁か、お客さんの名前。どの車かが一目で分かれば足ります。
• 今の段階――受付・分解・部品待ち・作業・完成・引き渡し、のどこにいるか。マグネットや色で示すと、遠くからでも読めます。
• 待ち――部品の入荷待ちか、お客さんの返事待ちか。止まっている理由がここに出ると、催促の判断が速くなります。

この3つがそろうと、フロントは聞きに行かずに答えられ、整備士は手を止めずに済みます。書く手間が増えるように見えますが、これまで口で答えていた時間が消えるので、慣れると差し引きで楽になります。項目を足したくなるのは、まずこの形が定着してからにします。

入庫から引き渡しまで、段階の分け方

段階をいくつに分けるかは、自店の流れに合わせます。細かすぎると更新が追いつかず、粗すぎると「作業中」のまま何日も動かないように見えます。多くの自動車店では、次の6段階くらいがちょうど追いやすい単位です。

とくに見える化の効きめが大きいのが「部品待ち」と「完成・引き渡し」です。部品待ちは止まっている理由が見えないと、何日も誰も気にせず放置されます。完成は、終わっているのに連絡が遅れて、お客さんを待たせたまま駐車場を占めることになります。この2段階を一目で拾えるだけで、入庫から引き渡しまでの日数が短くなります。

共有を広げる範囲と、その順番

進捗を誰に見せるかは、いっぺんに広げず段階を踏みます。順番を間違えると、社内で固まっていない情報がそのままお客さんに届きます。

あなたの店が今どこで詰まっているかで、力を入れる段階は変わります。担当しか分からない状態がつらいなら第1段階、問い合わせ対応に追われるなら第2段階から、はっきり効果が出ます。

ボードからシステムへ移す合図

ボードで回るうちは、ボードのままでかまいません。お金をかけてシステムに移すかどうかは、次のような場面が出てきたかで決めます。出ていないなら、まだ早いという判断です。

• その場にいないと見えない――外出先や別棟、自宅から今の状況を確認したい場面が増えてきた。
• 書ききれない――入庫台数が増え、ボードの枠に収まらない、または更新が追いつかない。
• 履歴とつなげたい――進捗だけでなく、整備記録や顧客の履歴と一つの画面で見たい。二度書きをなくしたい。

このうち「履歴とつなげたい」は、進捗の見える化と整備記録の電子化が地続きであることを示しています。進捗ボードと記録簿を別々に持つと、同じ車の情報を二か所に書くことになります。システムに移すなら、進捗・記録・顧客台帳が一つにつながる形を選ぶと、書く回数そのものが減ります。選ぶときの基準は、いまの仕事の順番に合うか、入力の手間が増えないか、やめるときに自分のデータを取り出せるかの3点です。

人手が減る時代に、見える化が効く理由

進捗の見える化を後回しにできない背景に、整備士の不足があります。厚生労働省の職業情報（jobtag）によると、令和6年度の自動車整備士の有効求人倍率は5.45倍で、全職業平均の1.25倍の約4.4倍にのぼります。整備士の数も、日整連（日本自動車整備振興会連合会）の実態調査でみると、平成28年度の約33.5万人（334,655人）から令和3年度の約33.4万人（334,319人）まで、33万人台でほぼ横ばいのまま増えていません。募集をかけても人はすぐには増えません。

人が増えないなら、いる人の動きから無駄を抜くしかありません。「聞いて答える」往復や、止まった車の放置、終わったのに連絡が遅れる引き渡しは、どれも人の時間を食う無駄です。進捗を全員が同じ場所で見られるだけで、この無駄がまとめて減ります。少ない人数で同じ台数をさばくための、いちばん安い一手がボード1枚の見える化です。

そのうえで、電子車検証やOBD検査のように制度がデジタル前提へ動いている流れもあります。車両情報をデジタルで扱う場面が増えるほど、進捗と記録を紙だけで持ち続ける負担は重くなります。まずボードで進捗を見える形にし、台数や履歴の必要が出たらシステムへ。この順で進めれば、人手が減っても回る現場に近づきます。

よくある質問