整備工場のシフト作成
― 毎月の半日を1時間に

シフト作成の時間は、どこで消えているか

月末になると、あなたは事務所で社員一人ずつに「来月の休み希望は」と聞いて回り、もらったメモを並べて、空いた枠をパズルのように埋めていく。気づくと半日が消えている。整備工場のシフト作成で時間を取られているのは、多くがこの場面です。

ここで大事なのは、重いのが「組む作業」だけではない点です。希望を聞いて回る往復、口頭で聞いた内容の書き写し、後から来た「やっぱりこの日休みたい」の差し替え。組む前の段取りに、まとまった時間が消えています。だから先に手をつけるのは、組み方の工夫より、希望をどう集めるかのほうです。

最初に直すのは、希望の集め方

希望の集め方を変えるだけで、あなたが聞いて回る時間はほぼ消えます。やり方は1つに絞ります。締め日を決めて、社員が同じ1枚の表へ自分で書く形にします。

この時点ではシステムを入れる必要はありません。紙やExcelのままでも、集め方を決めるだけで前半の手間は大きく減ります。あなたの店で一番ありがちなのが「口頭で聞いて回っている」なら、まずここを直すと効きめがすぐ出ます。

先に埋める枠から組む、やり直しを減らす段取り

希望が1枚に集まったら、組む順番を決めます。空いた枠を端から埋めていくと、後で必要人数が足りずに組み直しになります。動かせない枠から先に固定すると、やり直しが減ります。

1番目の必要人数を先に出すのが肝心です。車検の繁忙期と閑散期では、1日に置きたい整備士の数が変わります。月初に「この日は3人、この日は2人」と必要人数を先に書いてしまえば、後の割り当てが楽になります。承認した希望休を2番目で固定し、最後に残りを埋めれば、足りない日が早く見つかります。

時間外の上限を、組みながら見る

シフトを組むときに、もう1つ手で確かめているのが残業の累計です。時間外労働の上限は法律で決まっていて、原則は月45時間・年360時間です。中小企業にも2020年4月から適用されています。繁忙期に特定の整備士へ仕事が偏ると、この上限に近づきます。

手作業では、月末になって「この人、もう45時間を超えそうだ」と気づき、慌てて組み直すことになりがちです。組む途中で一人ずつの累計が見えていれば、偏る前に別の日へ回せます。紙やExcelでも、社員ごとに月の合計時間を出す欄を1つ足すだけで、後追いの組み直しが減ります。上限の管理を法律の側が求めている以上、合計時間を見ながら組む形は、いずれ避けて通れなくなります。

手作業で続けるか、システムに任せるか

ここまでの段取りは、紙やExcelのままでも回せます。では、いつシステムに任せると楽になるのか。判断は「何が増えてきたか」で分かれます。

• 必要人数が日ごとに変わる――車検の波で「この日は3人、この日は2人」が毎月変わるなら、人数の確認を自動でやってくれる仕組みが効きます。
• 急な交代が月に何度も入る――「明日休ませてほしい」が頻繁なら、誰が代われるかを一覧で出せる機能で探す時間が減ります。
• 時間外の累計を毎回手で足している――社員ごとの合計を自動で出してほしいなら、シフト機能のあるシステムが向いています。

任せ方には線を引きます。自動で組ませるのは「必要人数を満たす」「希望休を外さない」「上限時間を超えない」という、機械で確かめられる条件まで。誰と誰を同じ日に組むと現場が回るか、新人にベテランを必ず付けるか、といった呼吸は、あなたが最後に手で直すほうが現実的です。叩き台を機械に作らせ、仕上げを人がやる切り分けにすると、時間が減って質も落ちません。

急な交代に強い表にして、定着につなげる

シフト作成を楽にする話は、社員に長く働いてもらう話と一続きです。整備の人手は増やしにくい状況が続いています。自動車整備士の有効求人倍率は令和6年度（2024年度）で5.45倍と、全職業平均の1.25倍を大きく上回り、新しく雇うのは簡単ではありません。整備要員の平均年齢も令和5年度で47.2歳まで上がっています。雇うのが難しいなら、いまいる社員に辞められない工夫のほうが効きます。

希望休がきちんと通る、急な事情で休みたいときに代わりが見つかる、特定の人だけに残業が偏らない。この3つが守られているシフトは、社員にとって働きやすさそのものです。あなたが組み方を整えることは、回り道に見えて、定着に直接効きます。シフトを組む半日を減らすことと、社員に長くいてもらうことは、別々の話ではありません。

よくある質問