特定整備の記録、紙のままで回るか
― 電子化で2年保存をどう満たすか

記録が要る車が、いつのまにか増えている

エーミングをやった車の記録を、車検のたびに探して綴じ直している。気づくと棚のファイルが膨らんでいて、去年の1台を引くのに10分かかる。あなたの店でこれが起きているなら、増えたのは作業の量だけではありません。残さないといけない記録の量も一緒に増えています。

2020年4月から、自動ブレーキに使う前方監視のカメラやレーダーの調整、自動運行装置の整備が「電子制御装置整備」として特定整備に入りました。従来の分解整備に、この電子制御装置整備が足された形です。最近の車はこうした装置を積んでいるものが多く、ガラス交換やバンパー脱着のあとにエーミングが要る場面が増えています。そのたびに特定整備記録簿への記載が要るので、記録の手間が静かに積み上がっていきます。

制度が始まったときの準備期間（経過措置）は2024年3月末で終わっています。いまは認証を受けたうえで作業し、記録を残すのが前提です。記録は「やったら念のため」ではなく、残すことが決まっている仕事だと考えてください。

記録簿に書くこと、外せない項目

何を書けば足りるのかが曖昧なまま埋めていると、車検や監査で「これでは記載が足りない」と言われます。特定整備記録簿に残す主な項目は次のとおりです。

• 対象車両――自動車登録番号または車両番号、車台番号など、その1台を特定できる情報。
• 作業の中身――どの装置を、どの方法で点検・整備・調整したか。エーミングなら対象の装置と調整のやり方を残します。
• 作業の年月日――いつやったか。保存期間の起点になります。
• 整備主任者の確認――電子制御装置整備の整備主任者が、作業と記載を確認したこと。
• 事業場の情報――事業者の名称・所在地・認証番号。

外注が絡むと、ここで書き分けが要ります。たとえばガラス交換を外に頼み、レーダー交換とエーミングを自店でやった場合、自店で行った作業と外注先で行った作業を分けて書きます。国交省が外注を含む記載例を公開しているので、迷ったらその様式に合わせると抜けが出ません。

紙のままで回る店、詰まる店の分かれ目

記録を電子にするかどうかは、月の件数と過去分の引きやすさで決まります。月にエーミングが数件なら、様式を決めた紙でも十分に回ります。詰まり始めるのは、次のような場面が重なってきたときです。

2年という保存期間は、思っているより長く効いてきます。紙だと2年ぶんが棚にたまり、月をまたいだ1台を探すのに毎回手が止まります。あなたの店が上の表で2つ以上当てはまるなら、電子化を本気で検討する段階です。

記録簿は電子で残せる ― 満たす3点

「記録簿は紙で綴じないとだめなのでは」と止まっている店は少なくありません。ここははっきりしています。国土交通省が、点検整備記録簿・特定整備記録簿などを電磁的方法で作成・保存・交付する場合の取扱いを示しています。要件を満たせば、紙でなく電子で残してかまいません。

満たすべきは、おおまかに次の3点です。

市販の業務管理システムや電子記録簿には、この3点を満たすうえで作られたものがあります。導入を考えるときは「電子帳簿として記録簿を残せるか」「監査で出せる形か」を販売元に確認してください。仕組み側で満たしていれば、あなたが毎回気をつける必要はなくなります。

電子記録簿か業務管理システムか、選ぶ基準

電子で残す道具は、大きく2つに分かれます。記録簿の電子化だけに絞ったものと、受付・見積・請求まで含む業務管理システムです。どちらが向くかは、いまの困りごとがどこにあるかで決まります。

• 記録だけが回らないなら、記録簿の電子化に絞った道具で足ります。導入が軽く、エーミングの記載と2年保存をまず楽にできます。
• 受付・見積・請求でも二度書きが多いなら、業務管理システムのほうが効きます。1台ぶんの情報を入口で入れれば、記録簿にも見積にも回せます。
• どちらを選ぶときも、やめるときに自分のデータを取り出せるかを確かめます。記録は2年残す前提なので、乗り換え時に過去分を出せないと困ります。

多機能なほうが安心に見えますが、使わない欄が多いと入力が増え、忙しい日に後回しになって結局たまります。いまの記録の困りごとに合う最小の道具から入るほうが、現場が続けてくれます。

いまの紙からの移し方

電子に切り替えるとき、過去2年ぶんを一気に打ち込み直す必要はありません。保存義務がかかっている記録は、紙のまま保存期間が切れるまで残しておけば足ります。新しく作る分から電子にしていきます。

記録の電子化は、制度に合わせる対応と現場の手間を減らす工夫が同時に進む場面です。やったら残すと決まっている記録を、探しやすく抜けにくい形にしておけば、車検と監査のたびの慌てがなくなります。

よくある質問